Konzeption Planung Umsetzung

Je nach Stadium der Veranstaltungs-Vorbereitung können Elemente zum Einsatz kommen oder sie erübrigen sich. Es ist ein Unterschied ob es sich um ein neues Projekt einen Relaunch oder eine eingeführte Veranstaltung handelt.

Analyse

AnalyseDieser Punkt kommt vor allem bei neuen Projekten zur Anwendung. Hier geht es darum Chancen und Risiken zu beurteilen. Je nach Komplexität der Analyse sollte diese Folgendes enthalten.

  1. Zielsetzuung

    Welche Ziele sollen mit der Veranstaltung erreicht werden. Dies sowohl quantitativ als auch qualitativ. Vernünftigerweise wird die Zielsetzung auch mit einem Zeitrahmen gekoppelt.

    Mögliche Ziele

      • Gewinnung von zusätzlichen Aufträgen
      • Kontakt zu neuen potentiellen Kunden
      • Lobbying für ein Thema
      • Partnerschaft mit Vertriebspartnern festigen
      • Etc.
  2. Potentialanalyse
      • Ist das angepeilte Segment gross genug um die Ziele überhaupt erreichen zu können.
      • Wer sind die Protagonisten in diesem Segment.
      • Gibt es schon jemanden, der sich in dem Bereich positioniert hat.
      • Können wir mit unseren Kernbereichen auftrumpfen
      • Wie lassen sich die gewünschten Zielpersonen ansprechen.
  3. Entwicklung eines roten Fadens
      • Wie stellen wir uns den Ablauf vor
      • Wer könnte den Inhalt bestücken
      • Etc.
  4. Marktfähigkeit überprüfen
      • Deskresearch wie verhalten wir uns gegenüber Konkurrenzprodukten Stärken/Schwächen
      • Fieldresearch Gespräche mit – Entscheidungsträgern – Partnern – Sponsoren – etc.
  5. Entwicklung des Masterplans

    Nachdem die ganzen Abklärungen positiv oder eher positiv beurteilt werden, geht es nun darum den Masterplan zu erstellen. Dieser Plan beinhaltet die Leitplanken sowie erste Budgetzahlen, idealerweise für einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren.

  6. Location
      Oft gibt es feste Vorgaben für Locations. Nun die Frage stellt sich reicht diese Location heute und in naher Zukunft. Mögliche wichtige Kriterien:
      • Ort, Erreichbarkeit, Anreise der Teilnehmer
      • Prestige
      • Infrastruktur (z.B. Breakout Session, Ausstellung etc.)
      • Vorhandene Technik
      • Cateringvorschriften
      • Etc.

 

Planung

Planung1Nach einer positiven Beurteilung der Analyse kann jetzt mit dem eigentlichen Planungsprozess begonnen werden. Kernpunkte bei der Planung sind folgende:

      • Zeitplan
      • Budgetierung
      • Kommunikationsstrategie
        Adressbeschaffung
      • Setzen von Milestones

Je nach Art der Veranstaltung können folgende zusätzlichen Elemente ins Spiel kommen

      • Preisfestlegung für
        – Teilnehmer
        – Sponsoren und Partner
      • Vermarktungsstrategie für Sponsoren / Partner
      • Bereitstellung der Unterlagen

 

Projektleitung

Projektleitung
Der eigentliche Dirigent der Konferenz ist die Projektleitung hier laufen alle Fäden zusammen von hier wird der Einsatzplan für die einzelnen Aufgaben gesteuert. Auch im Falle von Unvorhergesehenem ist die Projektleitung für den Einsatz von Plan B zuständig. Für folgende Aufgaben zeichnet die Projektleitung direkt oder indirekt verantwortlich. Die Projektleitung und der Auftraggeber arbeiten eng zusammen. Dabei ist es wichtig, dass die Kommunikation zwischen diesen 2 Funktionen bestens harmoniert.
Folgende Aufgaben können ins Pflichtenheft der Projektleitung gehören:

      • Vermarktung von Leistungen an Sponsoren
        – Stände
        – Vorträge
        – Hospitality Pakete
        – Etc.
      • Teilnehmergewinnung
        – Kommunikations-Strategie
        – Kommunikations-Koordination
      • Referenten
        – Koordination
        – ev. Briefing
        – technische Erfordernisse und Möglichkeiten
        – Handouts
        – Betreuung
      • Sponsoren
        – Ausarbeitung von Sponsorenpaketen
        – Akquisition
        – Verhandlungen
        – Verträge
        – Unterlagen-Koordination
        – Do’s und Dont’s festlegen
        – Fakturierung und Inkasso
        – Betreuung
        – Administration
      • Sublieferanten
        – Leistungseinkauf
        – Auftragserteilung
        – Koordination
        – Qualitäts und Leistungskontrolle
      • Regieplan
        – Zeitlicher Ablauf vor und nach dem Event
        – Zeitlicher Ablauf am Event
      • Technik
        – Technischer Regieplan
        – Organisation der erforderlichen technischen Hilfsmittel
      • Manpower
        – Wer wann wo
      • Raum- und Ressourcenplanung
      • Notfallsszenario
      • Reporting und Auswertung
      • Tagungssekretariat