Mit dem Abschluss des Events ist die Arbeit noch lange nicht getan. Eine genaue Analyse hilft z.B. die nächste Konferenz bereits wieder in die Gänge zu bringen.
Vor Ort Fragebogen oder Onlinebefragung
Im Unterschied zur vor Ort Fragebogen, liegen die Antworten bei der Onlinebefragung bereits in digitaler Form vor. Das erleichtert die Arbeit bei der Auswertung sehr. Ein weiterer Nachteil der vor Ort Befragung ist, dass die Teilnehmer am Schluss der Veranstaltung keine Lust mehr haben den Fragebogen auszufüllen. Dafür dürften tendenziell eher mehr Personen diesen ausfüllen.
Das hat sich in der Praxis bewährt
Maximal 24 Std nach Event wird ein Dankesschreiben an die Teilnehmer verschickt. Dies Schreiben enthält folgende Links
- zur Fotogalerie
- zum Fragebogen
- und zum Download
Bei Roadshows haben schnelle Reaktionszeiten den Vorteil, dass allfällige erforderliche Korrekturen auf Grund des Teilnehmerfeedbacks noch während der Roadshow umgesetzt werden können.
Auswertung
Es empfiehlt sich, die Auswertung unter quantitativen als auch qualitativen Aspekten zu machen. Bei allen Analysen muss festgehalten werden, dass es fast unmöglich ist, eine Veranstaltung so zu machen, dass alle top zufrieden sind. Es kommt immer wieder vor, dass es einzelne Ausreisser nach oben oder unten gibt. Die Ausreisser sollten zur Kenntnis genommen werden. Es ist total falsch diese Elemente zu stark zu gewichten. es macht durchaus Sinn auch in dem Bereich das Pareto Prinzip zur Anwendung zu bringen.
Debriefings
Neben der Teilnehmerbefragung, macht es auch Sinn mit dem Dienstleitungspersonal ein Debriefing zu machen. Hier geht es vor allem darum Optimierungspotential zu erkennen.
Alle diese Inputs bilden zusammen mit dem finanziellen Resultat die Grundlage für das Debriefing mit dem Auftraggeber und die Planungsgrundlagen für die nächste Veranstaltung.
Folgende DMS Bausteine leisten in diesem Bereich gute Dienste
- Befragungstool
- Auswertungstool
- Fotogalerie
- Aufbereitung von Handouts für den Download