Die Teilnehmer Quantität und Qualität ist das Resultat der Teilnehmergewinnungs-Massnahmen. Nur wenige Veranstaltungen sind so begehrt, dass eine kleine Ausschreibung genügt um den Event zu füllen. Realität ist heutzutage, dass es für die erfolgreiche Teilnehmergewinnung mehrere Akquisitionsstufen braucht. Zudem macht es Sinn für die Ausschreibung mehrere Kanäle zu benutzen. Aus Kosten und Streuverlusts Gründen macht es bei B-to-B Veranstaltungen Sinn die Energien auf Below the Line Aktivitäten zu konzentrieren.
Offline versus Online
In dieser Angelegenheit gibt es keine allgemeine Empfehlung. Je nach Situation hat Offline oder Online Vorteile. Nicht zu vernachlässigen sind die Rahmenbedingungen. Bei Online können dies u. A. fehlende eMail Adressen sein oder auch betriebsinterne rechtliche Bedenken können hier mitspielen.
DMS Schnee hat verschiedene Bausteine, die für die Teilnehmergewinnung optimiert wurden.
Adressen das wichtige Puzzleteil
Zielgruppenbestimmung
Diese erfolgt auf Grund der Definition der Wunschteilnehmer. Für die Zielgruppenbestimmung kann es unterschiedliche Kriterien geben wie
- Branche
- Funktion
- Betriebsgrösse
- Geographische Aspekte
- persönliche oder berufliche Interessen
Adressgewinnung
Wie gelange ich an die Zielgruppen Adressen. DMS Schnee hat u. A. einen Baustein entwickelt mit dem sich Adressen ab strukturierten Webseiten aufbereiten lassen. Mit diesem Vorgehen können sehr interessant Gruppen gefunden werden, die so kein Adressvermittler anbietet. Weitere Adressquellen sind:
- Interne CRM Systeme
- Traditionelle Adressverlage
- Partner-Unternehmen
- Branchenverzeichnisse
- Etc.
Adressaufbereitung
Sobald die Adressen aus verschieden Quellen stammen ist die Gefahr von Dubletten sehr gross. Je nach Anforderungen für das Einladungsprozedere müssen die Adressen speziell aufbereitet werden. Auch für Arbeiten rund um die Adressaufbereitung hat DMS Schnee optimierte Bausteine.
eMail Adressen
Ohne korrekte eMail Adressen lassen sich keine Mails verschicken. Das heisst dieser Kanal kann nicht benutzt werden. DMS Schnee hat im eMail Bereich einen Baustein mit dem einerseits eMail Adressen generiert werden. Andererseits können eMail Adressen auf ihre Aktualität überprüft werden.
Die Einladungs-Kommunikation
Es ist gefährlich alles auf eine Karte zu setzen. Deshalb braucht es für die Einladungskommunikation einen Mix von Massnahmen. Vor allem im B-to-B bringt die personalisierte Kommunikation konkrete Resultate. Zudem lässt sich diese Kommunikationsart auch noch situativ einsetzen. Als personalisierte Kommunikationsmittel betrachten wir vor allem das Post Mailing und das eMail. Soziale Medien lassen sich auch noch bedingt personaliseren. Alle übrigen Aktivitäten wie Zeitungs- und Fachzeitschriften Inserate gehören in der Regel eher zu den flankierenden Massnahmen
Ist das Postmailing überhaupt noch zeitgemäss?
Ein Postmailing kostet in der Regel relativ viel im Vergleich zum eMail. Auf der anderen Seite hat das Post Mailing den Vorteil einer höheren Wertigkeit und die einfache Weitergabe vom Empfänger an weitere Personen im Umfeld. Als Hilfe für die endgültige Beurteilung können wir folgendes sagen. Je besser die Beziehungen zwischen Veranstalter und Wunschteilnehmer sind desto eher kann auf das Postmail verzichtet werden. Auch aus der Optik Teilnehmergewinnung kann man in dem Fall auf die flankierenden Massnahmen verzichten.
Vorzüge und Gefahren des eMails
Durch die Schnelligkeit des Mediums und die sehr kurzfristige Wirkung ist das eMail ideal für Follow up Aktivitäten. Die grösste Gefahr ist ein Zuviel. Hier müssen wir aufpassen, dass die Zielpersonen die Aktivitäten nicht als störend empfinden.
Soziale Medien
Hier können wir auf zusätzliche Personen stossen, die auf Grund ihrer Interessenslage positiv auf die Veranstaltung reagieren.
Beispiel einer Einladungsstrategie
- Teaser mit Save the Date (eMail)
- Postalische Einladung
- Follow up 1 (eMail)
- Follow up 2 (eMail)
- Flankierende Massnahmen Aktivitäten in den sozialen Medien
DMS Baustein für die persönlichen Einladungsversand
- Adressgewinnung
- Adressaufbereitung
- eMail Adressgenerierung
- eMail Adress Verifizierung
- Dublettenabgleich
- Produktion personalisierter Post Mailings
- Versand eMail Einladungen