Der Welcome Desk ist der zentrale Ausgangspunkt für die Teilnehmer einer Veranstaltung. Bei nur wenigen Teilnehmern einer Veranstaltung reicht es, wenn die Namensschilder vorbereitet sind und abgeholt werden. Bereits ab 50 Teilnehmern ist zu prüfen ob ein technischer Ablauf sinnvoll ist. Je höher die Anforderungen an die Professionalität gestellt werden desto weniger werden handgeschriebene Namensschilder für Walk-Ins akzeptiert. Vor allem in der Schweiz sind lange Wartezeiten beim Check-In ein no go. Deshalb kommt dem effizienten Einlassmanagement eine hohe Bedeutung zu.
Der Baustein DMS Welcome ist ein komplettes Check-In System bestehend aus Hardware, Software und Schnittstellen. Ob Check-In, Nachmeldungen, Produktion verlorener Badges, Aushändigen von Tischkarten, Prospektanfragen – all dies kann mit DMS Welcome im Handumdrehen erledigt werden. Mit DMS Welcome lassen sich selbst Aufgaben wie die Verwaltung von Fahrzeugen für Probefahrten oder der Ausdruck von gescannten Verträgen erledigen. DMS Welcome und DMS Registry sind optimal aufeinander abgestimmt. Dadurch gibt es weder Doppelspurigkeiten noch zusätzliche Fehler. Zudem haben Sie jederzeit den Überblick wer schon vor Ort ist und wer noch fehlt.
DMS Welcome lässt sich perfekt mit den Anforderungen von Sponsoren für die Leaderfassung und das Leadmanagement kombinieren und dies ohne, dass die Gefahr eines Datenmissbrauchs besteht.
Das Resultat ist eine optimale Gästebetreuung bei einem Minimum an Aufwand
Aufgaben, die DMS Welcome übernehmen kann
Check-In
- Einlasskontrolle
Badgesystem
An vielen Veranstaltungen ist es üblich, dass die Teilnehmer einen Namensbadge erhalten. Dies soll die Kommunikation und das Networking unter den Teilnehmern fördern. Diese Namensbadges können auf unterschiedlichem Trägermaterial produziert werden. Dabei hat jedes Trägermaterial Vorteile.
Bei grösseren Veranstaltungen macht es durchaus Sinn, die Badges im Vorfeld an die Teilnehmer zu senden. Das hat den Vorteil eines Reminders kurz vor der Veranstaltung. Auch Selfprinting von Badges kann eine Lösung sein.
Neben dem Namen, Vornamen und Firma auf dem Badge gibt es verschiedene zusätzliche Funktionen wie
- Tagungsprogramm als Bestandteil des Badges
- Raumzuteilung
- Sitzplatzzuteilung
- Loyalitäts Programme
- Info Parcours
- Verlosung
- zum Scannen an Sponsorständen um Unterlagenwünsche schnell aufzunehmen.
- etc
Leadmanagement
Ziel vieler Veranstaltungen und Konferenzen ist es Kontakte für zukünftige Geschäfte zu schaffen. Dabei geht es darum vor Ort den Interessenten inkl. Interesse einfach und effizient zu erfassen. Unterlagenwünsche sind umgehend zu erledigen. Schnell tauchen folgende Fragen auf:
- Hat der Interessent die Unterlagen angeschaut
- Hat die Firma überhaupt Potential
- Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Follow up
Solche und weitere Fragen lassen sich mit einem strukturierten Leadprozess beantworten und optimieren. DMS Welcome lässt sich optimal mit DMS Touch, Mobile und Demand Generator kombinieren.